O bom e velho email…

Postman with envelope and e-mail signDurante muitos anos e ainda hoje, o bom e velho email é uma ferramenta importante no dia a dia das empresas, escritórios e praticamente todos os negócios e relações, sejam pessoais, sejam profissionais.

Contudo, com o tempo, fomos percebendo que o bom e velho email nos traz muitos prejuízos quando o assunto é gestão.

Quantas vezes você procurou uma informação que estava num email e ficou horas ou dias procurando em backups, em Outlooks da vida e nada…

Quantas vezes você procurou aquela autorização para não recorrer em um email de 3 anos atrás e que agora te cobram como se fosse um erro seu?

Pois é… Email, um amigo, um vilão.

Em termos de gestão, o email está sendo considerado um problema, pois ele desagrega informações, ele não tem indicadores, não tem meios claros de verificação de data e cruzamento de informações, ou seja, ele não serve nem como banco de dados para um sistema integrado.

Muitos tentam copiar ou colocar as informações dos emails em ambientes de sistemas, o que proporciona o cruzamento das informações ali contidas com outras, contudo, sem indicadores adequados, não funciona.

Como assim?

Vamos supor que tenho um email que autoriza a não recorrer num determinado processo.

Se pegar o email e anexar a um sistema jurídico, ele vai ser uma informação dentro de um único processo. Agora, se pego este email, anexo ele no sistema jurídico e coloco um tipo (indicador) de que aquela informação é uma informação de autorização para não recorrer, eu posso cruzar esta informação e pegar depois relatórios de quantas autorizações eu tive num ano, posso pegar e cruzar por cliente, por tipo de processo e por aí vai.

Ou seja, transformei a informação simples do email em algo estratégico.

Já em ambientes corporativos, já implementamos em projetos de consultoria, a eliminação do email em quase 100% do ambiente, onde substituímos a comunicação antes da empresa com os escritórios de advocacia terceirizados e com as áreas internas que era por email por um sistema jurídico com ferramentas de workflow, com aprovações de nível e controle total de informação e prazo.

O nível da gestão deste tipo de trabalho nos leva a relatórios onde conseguimos verificar mais do que apenas informações, mas quem fez, quando fez, se fez dentro do prazo que determinamos e por aí vai.

Em bom português: Dá pra viver sem o bom e velho email… Podemos deixar ele para nossos assuntos pessoais, e vamos profissionalmente ser estratégicos, usando a informação com indicadores e relatórios que proporcionem um trabalho realmente diferenciado.

#Ficaadica
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Artigo escrito por Gustavo Rocha

GustavoRocha.com – Gestão e Tecnologia Estratégicas

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