[Departamento as quintas] Princípio K.I.S.S.

Todas as quintas-feiras publicamos no portal http://www.gestao.adv.br um artigo inédito sobre departamentos jurídicos e seus relacionamentos internos, com escritórios terceirizados e muito mais. Nos acompanhe!

Um princípio que é uma brincadeira em inglês, se traduz como um forte aliado dos departamentos jurídicos no que tange a gestão: O princípio K.I.S.S., ou seja, Keep It Simple, Stupid (algo como mantenha isto simples, estúpido). Nada a ver com o Kiss da foto… hehehe

Vamos pensar em cima deste princípio: Se você acha fácil ser simples, é porque você é extremamente complexo. Ser simples é difícil e requer muito treino, habilidade, conhecimento e principalmente gestão e tecnologia.

Ser simples é fazer o que deve ser feito com menos recursos, menor complexidade e mais eficiência e eficácia. Não é simples, ser simples.

Para ilustrar esta realidade, repassamos 3 exemplos onde os departamentos podem ser simples, embora muitas vezes gostam de ser complexos:

1. Relatórios

Quando se fala em relatórios, alguns sentem aquele frio na espinha. Parece sempre algo difícil, complexo, sem muito nexo e pior, poucos vêem a real utilidade deles.

Vamos tentar simplificar relatórios através de algumas perguntas:

– Para que você vai usar esta informação do relatório?

– Os dados contidos no relatório (todos) tem alguma aplicação prática ou apenas são informativos?

– Pensando na estratégia da empresa e do departamento, o relatório tem conexão e convergência?

– Estamos fornecendo informações de processos ou como os processos impactam na realidade da empresa?

E talvez você esteja se questionando: Mas, como ter relatórios que sirvam aos propósitos da empresa?

Primeiro: Pense quais são os propósitos. Aproxime-se da direção. Aproxime-se do financeiro. Aproxime-se da realidade de vendas/serviços/consumo da sua empresa. Viva o dia a dia dela.

Segundo: Sendo sabedor dos dados necessários para ter relatórios úteis, trate de lançar estes dados periodicamente.  Relatórios não se criam do nada ou do além. Precisam de dados periodicamente!

Terceiro: Adapte-se sempre. Se as regras da empresa estão mudando frente ao mercado, seus relatórios e informações devem acompanhar.

Enfim, para ser simples, primeiro trabalhe muito e seja estratégico.

2. Comunicação

Um dos maiores problemas de qualquer empresa/escritório sem sombra de dúvidas. Para ser simples, algumas regras são úteis:

– Emails são uma excelente ferramenta de comunicação, mas devem ser utilizados quando realmente necessários, principalmente por dois motivos:

I – Um email não substitui uma conversa franca, olho no olho, quando a situação exige.

II – Email não cria histórico, então, se você está tratando de regras, decisões, afirmações importantes, coloque cópia destes emails num sistema, para que o controle e gestão possam existir.

– As situações que ocorrem devem sempre serem comunicadas para todos os envolvidos direta ou indiretamente. Se não é possível a comunicação direta, que esteja disponível (colocar numa forma sistematizada, onde todos possam ter a informação rapidamente acessível).

– As normas devem estar disponíveis e de fácil acesso. Senão, como tirar dúvidas de procedimentos do dia a dia?

Enfim, ser simples na comunicação é se comunicar sempre que possível, por todos os meios viáveis.

3. Foco no resultado

Assim como nos relatórios, devemos ter em mente que o departamento tem um papel dentro da empresa. Este papel não é de responder emails, relatórios e informações jurídicas dos outros departamentos. Isto é o dia a dia de necessidades da empresa. O papel do departamento jurídico é no mínimo ser uma fonte estratégica de mercado frente as realidades que existem e possam existir.

O departamento sempre deve estar atento ao mercado, com visão jurídica e comercial (de mercado) para compreender que nem sempre vale a pena manter processos ativos, nem sempre vale a pena ter processos que dão muita mídia (tipo que envolvam sócios e/ou  Ministério Público – TAC – e outros), etc. Muitas vezes um acordo, por pior que possa parecer, traduz-se em resultados excelentes a marca da empresa e seu valor de mercado.

Além disto, para ser simples, devemos parar de pensar em processos como a única coisa que o advogado pode fazer na vida. Processos são parte da vida do advogado, inclusive corporativo. Contudo, ser um conhecedor da empresa, do seu core business, necessidades, entre outros faz com que o seu papel dentro do negócio seja indispensável e realmente efetivo ao negócio.

Quer ser simples? Tenha foco naquilo que a empresa precisa e busca. Concentre-se e gaste sua energia nestas ações.

Em suma, 

Para obedecer o princípio KISS, lembre-se de que para ser simples você precisa analisar com complexidade a situação, colocar a estratégia na mente, ter um processo crítico com todas as variáveis possíveis e tomar uma decisão… Quer dizer, para ser eficaz em ser simples, seja primeiro complexo, entenda a complexidade de tudo e liberte-se das amarras da burocratização com vistas a gestão eficiente de recursos e processos internos. Este é um dos caminhos para o KISS, quer dizer, manter isto simples…

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

http://www.gestao.adv.br gustavo@gestao.adv.br

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