Departamentalizar a empresa? #DepartamentoasQuintas

favosAté que ponto fazer as coisas de forma separada/departamentalizada funciona?

Será que esta é a melhor forma de gerir uma empresa?

Divido um trecho do artigo de José Roberto Ferro, publicado na revista Época Negócios e teço alguns comentários após:

Imagine ser um cozinheiro responsável pela refeição de 50 pessoas. O cardápio é “omelete”. E que os clientes não consumirão as omeletes na mesma hora. Então você terá de fazer 50 omeletes.

Qual seria a forma mais eficiente e produtiva de se fazer isso?

Bem, a sua intuição e senso comum podem sugerir que a melhor maneira seja “departamentalizar” essa produção, fazendo tudo em “grandes lotes”.

De forma similar, o crescimento das empresas frequentemente gera a criação de vários níveis hierárquicos e também de vários departamentos funcionais como resposta à maior complexidade.

Ou seja, no nosso exemplo fictício, você poderia ter a primeira atividade no “departamento da quebra de ovos”, responsável por selecionar e quebrar os 50 ovos.

Após fazer isso, esse departamento iria movimentar esses 50 ovos, selecionados e quebrados, para o “departamento de mistura e tempero”, cuja equipe poderia bater, misturar e temperar esses ovos com os ingredientes adequados.

Depois, esse material iria ser movimentado para o “departamento de fritura”, cujos funcionários seriam os responsáveis por fritar tudo…

E assim por diante, de departamento em departamento, as omeletes iriam chegar perfeitas, fruto de um processo eficiente e produtivo, à mesa dos clientes.

As omeletes certamente ficariam todas prontas juntas, o que pode não ser o ideal. Em muitos casos, teriam de ficar esperando a demanda e não ficariam frescas. Os tempos para a produção seriam muito longos, os recursos (pessoas, equipamentos…) não seriam bem utilizados. Produzir em lotes passando por departamentos não é a melhor maneira de se produzir.

Você pode até não enxergar, mas trabalhar assim – em “lotes e departamentos” – demora muito mais e é mais caro. Você pode pensar que, na produção em lotes, as esperas entre um e outro processo ou departamento seriam compensadas pela redução da necessidade de fazer “trocas”; no nosso exemplo de produção de omeletes, de utensílios e materiais para cada fase do processo. Mas isso também é ilusório.
E, além disso, certamente haverá diversos riscos de perda de qualidade, de erros ou necessidade de retrabalho.

Saiba que boa parte das empresas ainda pensa assim: dividindo seus processos produtivos em grandes departamentos, produzindo e movimentando tudo em grandes lotes.

Essas companhias não conseguem perceber que essa não é apenas a pior maneira de se produzir, mas também a que vai gerar mais problemas, mais defeitos, mais desperdícios, mais custos, menor nível de entrega e clientes menos satisfeitos.

Qual seria, então, a melhor forma de se fazer “a grande quantidade de omeletes” do começo da nossa história? Certamente deixando de lado a visão “por lotes e departamentos” e adotando a produção “em fluxo contínuo com células”, fazendo uma a uma.

Ou seja, uma “célula” produtiva, já tendo à mão todos os materiais e informações necessárias, vai produzir todas as omeletes, do começo ao fim, num único fluxo produtivo, sem movimentações desnecessárias, respeitando a demanda. E, se surgirem problemas, as perdas serão mínimas, ao contrário da produção em lotes.

Dentro dessa “célula”, será produzido e movimentado um item por vez (ou um lote pequeno de itens) ao longo de uma série de etapas de processamento, todos feitos continuamente dentro da célula, sendo que, em cada etapa, se realiza apenas o que é exigido pela etapa seguinte.

Fonte do artigo completo: http://epocanegocios.globo.com/Informacao/Visao/noticia/2015/10/empresa-departamentalizada-precisa-pensar-em-celulas.html

 

Interessante, não?

E como isto se aplica ao seu departamento jurídico? Seria o departamento um departamento mesmo? Ou deveria ser uma célula?

Em fato, penso que o departamento jurídico deve ser um complexo de fluxos, organizados em simbiose com o negócio da empresa, com o foco de gerar novas oportunidades e negócios, minimizando prejuízos. Gustavo Rocha

Quer dizer, não podemos criar um departamento jurídico como um problema extra para quem já tem um problema/dúvida/dificuldade dentro da empresa.

E ao criar departamentos com burocracias em cada departamento, criamos um verdadeiro órgão público dentro da empresa.

E se pensarmos em fluxos ao invés de departamentos? Em ferramentas que integrem os departamentos atuais ao ponto de ser a empresa um organismo único, com fluxos que se comuniquem ao invés de se trumbicarem?

Utopia?

Não, plenamente aceitável e real. Inclusive já desenvolvi projetos em departamento jurídico onde os fluxos do departamento que se comunicavam com outras áreas da empresa foram usados como indicadores destas outras áreas junto aos setores de qualidade e auditoria externa.

Precisamos pensar mais, executar dentro deste pensar e criar alternativas. Ficar dentro de departamentos fechados como se cada um fosse uma empresa separada apenas criará burocracias e não trará benefícios práticos a própria empresa.

#PenseNisto

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Artigo escrito por Gustavo Rocha

GustavoRocha.com– Consultoria em Gestão e Tecnologia Estratégicas

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