Um acento que faz toda a diferença!

SecretáriaSecretária ou secretaria. Um acento, mas funções completamente distintas.

30 de Setembro, dia da secretária. Importante profissional que é o elo de ligação entre o escritório e os sócios.

A tarefa da verdadeira secretária é árdua, mas essencial ao negócio. Tenha em mente que você tem que ter uma boa secretária e não apenas uma secretária boa. O adjetivo vem antes do verbo neste caso.

É de sua competência blindar a direção nos momentos certos. Ajustar o clima da equipe em outros momentos. Comandar algumas situações para que aquilo que foi definido pela direção seja mantido.

Quais as características que diferenciam a sua secretária hoje? Ela faz um trabalho diferencial ao seu ver?

Se não faz, o que você está fazendo com ela ao seu lado?

Temos que primar por qualidade em todos os setores do negócio. Existem inúmeras profissionais qualificadas querendo um espaço na sua empresa.

Uma secretária efetivamente conhece o negócio, conhece os sócios, conhece a forma de tratá-los, enfim, conhece o modus operandi. A secretária pode não ser um ás em tudo, mas sabe a quem procurar quando precisa de algo. A secretária faz muito mais do que apenas agendar compromissos. Em muitos casos, ela é o primeiro contato do cliente. Mesmo em locais com uma recepcionista, a secretária tem a importante missão de criar um elo, preparar o espírito para que o cliente sinta-se amado dentro da empresa, tamanha a sua cordialidade, sorriso e dedicação aquela pessoa.

Pode parecer simplista, mas são os gestos desta profissional que farão o cliente estar mais calmo, sereno e feliz quando estiver na sua presença. Se a secretária recebe de qualquer jeito, sem muita boa vontade, paciência e cordialidade, quem irá receber estas energias de frustração do cliente é o profissional que irá atendê-lo.

Além disto, com o público interno a secretária tem um papel fundamental. Quando ela é serena em suas atividades, sabendo o que divulgar da informação que recebe, ela pode ser um diferencial na conduta do público interno. Todavia, no mesmo viés, se ela for um leva e trás de informações entre a direção e as equipes, sempre tecendo sua opinião ao invés das versões oficiais, temos alguém muito perigoso dentro do próprio negócio.

É natural que o comando confie e dê a secretária certas atribuições. Aliás, muitas vezes dão até maiores do que deveriam dar. Já presenciei escritórios em que a secretária era quem comunicava dos problemas dos funcionários.

Não cometa este erro amigo leitor! Secretária tem funções essenciais, mas elas não são substitutas das funções do líder/sócio.  Por mais articulada e experiente que seja, ela deve ser o elo de ligação e não a voz de comando da direção.

Não se engane! Você precisa de uma secretária para organizar a secretaria do seu escritório e não de alguém com funções de secretaria agindo como uma secretária. O acento na letra “a” faz toda a diferença!

Um acento ou uma função?

Ah! Nunca um acento fez tanta diferença no seu negócio.

#PenseNisto

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Artigo escrito por Gustavo Rocha

GustavoRocha.com – Gestão e Tecnologia Estratégicas

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