Reuniões? Só se for assim:

reunioessemfimReuniões… Um universo dentro do universo empresarial.

Um universo infinito de pautas, indecisões, falta de objetividade, enfim, parece que entramos para uma reunião e nada mais acontece.

Você tenta e tenta ser objetivo e sempre aparece um líder/chefe ou pentelho que atrapalha o andamento da reunião.

Pois é… Não é fácil fazer reuniões. Aliás, é um tempo pra lá de improdutivo se não for bem utilizado.

A revista Exame.com publicou 7 dicas para facilitar este trabalho e deixo mais 3 para fecharmos com 10 dicas de ouro de como fazer reuniões práticas.

Vamos as 7 dicas da revista:

… tem objetivo definido.

Se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

 

 … tem até seis pessoas.

 

 Todas indispensáveis. Quanto menor o grupo, melhor. “O ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão”, diz Ana Lúcia Serra. Joyce Baena completa: “Seis participantes é o máximo para que a reunião seja eficiente”.

… acontece em uma sala fechada.

 

 Lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é importante que todo mundo esteja bem focado.

 

 … é marcada para segunda-feira.

 

 “A proximidade com o fim de semana deixa as pessoas com a cabeça em outras coisas”, diz Joyce Baena. Começar a semana com reunião permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.

 

 … dura das 10h30 às 11h30.

 

Reunião eficiente tem hora para começar e acabar – e precisa ser respeitada. “O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos”, diz Beatriz Fernandes. A maioria das pessoas se concentra mais de manhã.

 

 … tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item.

 

 Para não estourar o tempo, controle item por item. “As pautas das minhas reuniões ficam sempre online para que todos possam ter acesso”, diz Beatriz Fernandes. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.

 

 … não tem celular nem computador. 

Fonte: http://exame.abril.com.br/gestao/noticias/fim-da-enrolacao-na-reuniao?page=1

Acrescento mais 3 itens de ordem pessoal e experiência:

… Tem um carrasco na porta e dentro da sala

Ou seja, alguém que irá pegar todos os celulares antes de entrar na reunião, colocar num local apropriado fora da sala de reuniões.

Depois, dentro da reunião, ele cobra horário como a mãe cobra comer toda a comida, se não cumprir horário não ganha bônus de final de ano, se não trouxe a pauta ou não cumpriu o determinado na última reunião, corta-se a palavra e vamos ao próximo.

… Tem um líder claro/definido/estratégico da reunião

Como falta objetividade se não sabemos a quem obedecer. Tem que ter um líder/facilitador na reunião que será o responsável pela condução (e outro diferente como carrasco), para que o líder/facilitador possa ser um elo entre a pauta e a sua conclusão.

… Inicia com o retorno do que ficou pendente na última reunião

Se não cobrar, se não estiver mostrando que existe efetividade nas reuniões, basta duas ou três reuniões e ninguém mais estará motivado a participar delas.

Enfim,

Reuniões? Só se for assim:

Com tudo certo, planejado e executado para que não sejam reuniões sem fim.

#Ficaadica

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Artigo escrito por Gustavo Rocha
Sócio da GestãoAdvBr – Consultoria em Gestão e Tecnologia Estratégicas
Sócio da Bruke Investimentos
[+55] [51] 8163.3333 | www.gestao.adv.br | http://www.bruke.com.br
Contato integrado: gustavo@gestao.adv.br [Email, Skype, Gtalk, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube]

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