Dica de gestão do tempo em Excel

Muitas dicas de gestão do tempo são ligadas as tarefas, então, se você tem como controlar as tarefas, você poderá, a princípio, gerir o tempo.

Ocorre que para gerenciar estas tarefas precisamos de um software de time sheet ou algo parecido, senão não passará de uma lista de tarefas concluídas ou não concluídas.

Se você não tem estes softwares, colaciono uma dica para fazer o mesmo em Excel, simples e fácil. Para ler o artigo completo de onde retirei estes passos, clique aqui.

Vejamos:

 

Primeiros passos: usando os filtros

Essa seção é rápida e curta. Ela mostra como criar os filtros no Excel. Primeiro fazemos uma filtragem simples e depois uma filtragem por palavras, que é útil na coluna Tags.

Caso não consiga enxergar, clique na imagem e uma nova janela se abrirá, mostrando a imagem em formato maior.

Passo 1 – Criar filtros automáticos

A imagem a seguir mostra como criar os filtros. Se você acabou de baixar a planilha, ela já está com os filtros ativos. Esse passo está aqui apenas para registro.

Criar filtros automáticos  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

Passo 2 – Usando um filtro simples

Caso você queira filtrar o contexto “Trabalho”, basta você clicar na seta do filtro e escolher essa opção. Veja a seguir a opção correta e o resultado:

Usando um filtro simples  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

 

 

Passo 3 – Usando um filtro de texto

Agora o que realmente interessa nessa seção: como filtrar as tags. O exemplo a seguir mostra como filtrar todas as atividades cuja tag for “Equipe”, usando um filtro de texto “Contém”:

Usando um filtro de texto  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dicas para usar a lista de tarefas no seu dia-a-dia

Antes de tudo, marque sempre tudo o que você tem que fazer. Dessa forma você evita se esquecer e também evita a preocupação em esquecer de algo importante. Veja o primeiro passo do artigo que contém as primeiras dicas de gestão de tempo aqui.

A primeira dica é filtre sempre as tarefas já cumpridas. Basta filtrar na coluna “Ok” todas as tarefas que estão com um “x” (claro, sempre que cumprir uma tarefa, marque um “x” nessa coluna). Assim você eixa a planilha mais “limpa” para as outras etapas.

Você pode com o tempo apagar as tarefas já cumpridas ou movê-las para outra planilha, de forma a guardar um histórico.

A segunda dica é sempre revisar a lista. Assim você consegue ter uma visão do que tem pela frente, inclusive reprogramar, cancelar ou mesmo acrescentar informações (como tags ou observações).

Quantas vezes se revisa a lista em um dia? Você é quem deverá responder. Isso depende da rotina de cada um. Talvez uma revisão semanal lhe adiante. Particularmente reviso sempre no começo do dia e, se for necessário, logo após o almoço.

A revisão de listas já foi abordada em outro artigo, que você pode ver aqui.

A terceira dica é filtre por contexto assim que chegar ao local em que pode aplicá-lo. Eu não costumo manter quando estou no trabalho a lista de atividades para fazer em casa, por isos eu filtro também essa coluna.

A quarta dica é marque a data de vencimento da tarefa na coluna “Até” sempre que for possível. Dessa forma você pode “agendar” tarefas para outros dias. Por exemplo, você precisa se lembrar de que na próxima Segunda-feira você deve retomar uma atividade. Marque a data nessa coluna.

A quinta dica é filtre a coluna “Até”, mostrando o que você tem para fazer hoje escolhendo a data atual e deixando marcado para mostrar também as células vazias. Por isso a etapa de revisão é importante: nela podemos programar como será o nosso dia e colocar na coluna “Até” as datas corretas, de forma a poder se focar no que você precisa fazer no dia.

A última e poderosa dica é use as tags para encontrar o que precisa. Esse recurso é realmente útil quando você precisa levantar o que precisa tratar com uma pessoa em um telefonema (você pode ter vários assuntos que são resolvidos em uma única ligação) ou mesmo verificar um histórico de pendências com alguém ou com uma área, cliente, fornecedor. Coloque “Tags” separadas por vírgula ou da forma que achar que fica melhor – o importante é que o filtro de texto use a opção “Contém” para encontrar o que você precisa.

Você também pode usar as colunas de status e de Projeto para se organizar e fazer novos filtros. No meu caso, eu me adaptei para trabalhar sem essas colunas e a minha forma de trabalhar está resumida nas dicas acima.

 

Uma boa dica de utilização destas ferramentas é tê-las de maneira on line (tipo com dropbox) ou numa pendrive…

Use e abuse desta ideia de controlar suas tarefas. Somente através do controle e organização delas é que podemos saber aonde estamos desperdiçando ou não o tempo.

Mãos a obra!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

http://www.gestao.adv.br gustavo@gestao.adv.br

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