Nas segundas-feiras até a semana do advogado, teremos a SEGUNDA DO PROCESSO ELETRÔNICO, um canal de dicas, curiosidades, dificuldades e soluções encontradas por advogados acerca do processo eletrônico.
Participe! Comente conosco! Divulgue aos colegas!
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Ao analisar pela primeira vez, o processo eletrônico parece algo que um pouco de tecnologia e organização interna resolvem tudo.
Será?
Vamos analisar apenas um ponto para demonstrar que esta regra é furada: Controle de prazos.
Como hoje são controlados os prazos no seu escritório sem o processo eletrônico?
Se você possui um software de controle de processos no escritório, você deve ler as notas, agendar os prazos na agenda, controlar tudo isto pela agenda. Se o seu software for de gestão jurídica, você faz tudo isto através do próprio software que receberá automaticamente as notas de expediente, lançará no software cópia das petições feitas, terá um controle efetivo de agenda por pessoa, tipo de prazo, audiência, etc.
Tudo isto no processo físico.
E no virtual?
No virtual não temos notas de expediente publicadas no diário oficial. Temos apenas os advogados podendo e se intimando quando querem. Isto reflete diretamente no controle de prazos, na organização interna, etc. Perguntas:
* Quando é feita a intimação no processo eletrônico? Todos os dias? Ou na sexta para que os prazos iniciem a contagem na segunda?
* Você sabe distinguir os processos eletrônicos dos físicos no seu sistema?
* Você lança e controla os prazos no mesmo software dos processos físicos?
É amigo leitor… A vida é diferente no processo virtual. Precisamos separar o joio do trigo, o processo físico do eletrônico. Isto é fundamental para que a gestão funcione.
Para iniciar a gestão do seu escritório frente ao processo eletrônico, separe os tipos de processos no seu software de gestão, crie regras internas para intimação das notas de expediente, organize quem digitaliza os documentos para o mesmo, verifique quem irá enviar estes documentos (aprender a usar o sistema, controlar a certificação digital, etc) e mantenha um controle independente do próprio processo eletrônico (faça um lançamento duplo: no processo eletrônico e no seu software de gestão).
Estas são dicas úteis para iniciar a sua gestão!
Aguarde na próxima segunda-feira o último artigo da série Segunda do Processo Eletrônico!
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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
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GustavoRocha.com 