Muitos advogados quando pensam em softwares de gestão para escritórios de advocacia, pensam em custo. Quando pensam em Gestão Eletrônica de Documentos – GED – pensam em custo. Enfim, tecnologia é um custo, na visão deles.
Contudo, vou demonstrar que a tecnologia pode – e deve – ser um diferencial.
Como é meu estilo de escrita, abordarei apenas aspectos práticos neste artigo, para que o enfoque seja mantido. Irei abordar aspectos válidos para qualquer tipo escritório.
Sobre softwares de gestão para escritórios de advocacia
Primeiramente, como diz Sêneca, se não soubermos para onde vamos, nenhum vento poderá nos ser favorável. Assim, temos que analisar perfil do escritório, nicho de atuação, idéias de investimento, etc.
Ou seja, antes de comprar um produto (por melhor que seja), analise a visão do escritório, rumo que ele está abordando, planejamento estratégico, etc.
Outro aspecto fundamental antes de comprar um produto é de analisar qual área ou quais serão abrangidas pelo software. Muitos dirão que todas, mas temos que pensar seriamente no que estamos implantando e se todas as áreas estão e precisam estar neste momento envolvidas. Em alguns casos, é mais salutar uma implantação dividida em etapas, facilitando a compreensão e integração do produto às necessidades do escritório.
Vamos então um roteiro simples de cinco perguntas que depois de respondidas (em conjunto com as análises já descritas) propiciam uma aquisição de software correta:
1. Quem – ou seja, quais produtos estamos avaliando frente às necessidades esboçadas conforme análise já descrita;
2. O quê – ou seja, a real necessidade. Ora, posso investir R$ 100.000,00 num software de gestão e este não funcionar a contento. O que o escritório realmente precisa: Precisa de Gestão Eletrônica de Documentos? Precisa que controle o financeiro? Precisa que controle processos? Ou também precisa que controle as tarefas administrativas? Levantamento de necessidades reais do escritório para que o produto seja adequado a elas.
3. Quando – ou seja, em que momento será feita esta aquisição. Nem sempre é balizador deste tempo o lado financeiro. O escritório pode ter a verba para investimento, mas não ter equipe nem preparo para implantação. Isto resulta em investimento perdido.
4. Onde – ou seja, investiremos num servidor interno de dados e implantação do software? Queremos um software pela internet? Apenas o acesso pela internet e os dados internos? Ou tudo na internet? E o suporte do produto? É local, pela internet? Outros usuários gostam do suporte?
5. Porque – ou seja, estamos adquirindo um software para controle de processos e administrativo. Este produto “conversa” com outros softwares que já tenho (software do contador, do financeiro, da Gestão Eletrônica de Documentos, etc). Não podemos adquirir um produto que seja uma colcha de retalhos, para quando precisarmos de uma informação tenhamos que consultar 3 softwares diferentes para termos a resposta.
Não é a toa que muitos escritórios alegam: “comprei um produto, não sei usar nem a metade do que ele oferece, mas quero trocar porque ele não presta”. Antes de passar pelas peneiras da compra, não há como investir de maneira adequada.
Sobre a Gestão Eletrônica de Documentos – GED
Inúmeros escritórios estão literalmente “correndo atrás” do GED, como se este fosse a salvação de todos os problemas.
Em fato, a Gestão Eletrônica de Documentos é uma ferramenta poderosa e muito útil, desde que bem aplicada.
Com o advento do processo eletrônico, o GED ganhou notoriedade e muitos pensam que basta o software que foi adquirido ou outro faça o trabalho de armazenar e buscar as informações e pronto, tudo resolvido.
Quisera que fosse tão simples!
O diferencial de um produto ou outro neste aspecto está direcionado a dois fatores principais:
1. Interligação do produto com o scanner – ou seja, quando é escaneado já salva num local que o sistema lê e pode indexar (criar índices para procura fácil) ou até mesmo salvar direto dentro do próprio programa de gestão do escritório.
2. Forma de busca no sistema – ou seja, o sistema deve permitir busca pelo nome, por palavras chaves, no mínimo. Os mais avançados permitem procura dentro das palavras dos arquivos escaneados.
Agora, nada disto terá utilidade se o programa não for interligado ao software de gestão do escritório. Vamos raciocinar: O escritório adquire uma máquina de scanner último tipo, com escaneamento em diversos formatos, tamanhos, uma beleza. O produto vem com um software próprio que procura até dentro do arquivo, uma maravilha. E na prática: O cliente está na tua frente pedindo uma informação do processo e quer ver a decisão ou a transcrição da audiência. A informação do processo está no sistema de gestão e a transcrição ou decisão noutro sistema. Já imaginou o trabalho de procurar e o tempo perdido?
A tecnologia deve agregar valor!
Sobre workflow de processos
Afinal o que quer dizer workflow? Workflow em tradução literal é um trabalho seguido, mas em bom português são tarefas que são automatizadas eletronicamente.
Isto quer dizer que você pode fazer o seguinte: Cria um relatório qualquer e salva no sistema. Isto é simples, muitos softwares fazem. Agora, agendar para que todo dia 30 o sistema emita sozinho o relatório (isto mesmo, sem ninguém apertar nada) e este seja enviado para o seu e-mail, só os sistemas que trabalham com a idéia de workflow. Mais do que isto, num workflow se pode agendar um prazo sozinho no sistema. Cito um exemplo, toda vez que um usuário lança sentença, o sistema automaticamente gera dois prazos, um de cinco dias para embargos de declaração e outro de 15 dias para apelação. Toda vez que alguém lançar protocolada apelação, o sistema deleta o prazo, pois entendeu que ele foi cumprido.
Sonho? Não! Realidade.
Enfim,
Separei nestes três tópicos dicas de tecnologia que na prática fazem o diferencial no escritório de advocacia. Isto, porque com um sistema adequado as necessidades e realidade do escritório, usando e abusando dos documentos virtuais (reduz impressão, investimento em papel e sustentabilidade ecológica), bem como automatizando tarefas, há real economia de tempo, conseqüentemente de dinheiro.
Afinal, mais além da máxima de que tempo é dinheiro, tempo é o investimento que o advogado faz para conquistar novos mercados, novas opções de solução para os seus clientes.
Lembrem-se: peticionar é uma commodities. O diferencial está na solução que você pode fazer ao seu cliente!
GustavoRocha.com 