Os dados do seu escritório estão seguros?

Artigo escrito por Gustavo Rocha e publicado no Portal O Gerente e no Portal Investidura.

Segundo uma pesquisa da revista Época Negócios, 59% dos ex-funcionários desviam dados corporativos, seja através de cópias de e-mails, petições, planilhas, etc.

Em primeiro lugar vamos pensar em quem realmente importa: O Cliente do escritório de advocacia. É fundamental que o escritório proteja os dados de maneira a proteger o cliente.

Em segundo, vamos pensar no próprio escritório: Seus prazos, estratégias, organizações, etc.

Agora vamos raciocinar: Como fazer isto?

Parece complexo, mas na verdade são atitudes e determinações que fazem a segurança funcionar bem.

Algumas sugestões:

1. Níveis de acesso no sistema – em muitos escritórios todos acessam tudo nos sistemas de gestão ou controle de processos. É fundamental que a direção acesse tudo. A gerência tenha um nível um pouco menor, os líderes menor ainda e os advogados e esatgiários acessem apenas andamentos do processo. Isto garante a inviolabilidade da informação. Se o seu sistema não faz este tipo de controle por nível de acesso, cuidado. Melhor repensar o sistema.

2. Arquivo de petições, planilhas, etc – Outra falha normalmente encontrada em escritórios. Alguns guardam as petições numa letra do servidor, o financeiro noutra, a direção noutra, etc e pensam que com isto estão seguros. Ledo engano. A segurança tem que ser bem restritiva, tipo, somente leitura, não pode editar, em alguns casos não pode imprimir, em outros casos não se permite utilizar USB (para pen drives e afins), nem gravadores de CD. Porque deixar a sua tese que levou pesquisa, tempo e dinheiro para um estagiário/advogado/funcionário copiar e, mesmo sem conhecimento de causa, entrar com ações iguais? Não esqueça que o direito autoral não protege as petições dos advogados… Melhor previnir do que remediar.

3. Pessoal da informática – Nada contra o trabalho desenvolvido pelos técnicos de informática, mas é muito comum em escritórios de advocacia exisitir aquele que é chamado de técnico mas é um estudante que está aprendendo informática e se sente como o dono da informação do escritório. Alguém de nível hierárquico superior deve controlar o trabalho do informata, posto que um tecnico pode fazer um backup como um favor para alguém e daí foi a segurança.

Estas são algumas dicas, tem inúmeras outras, tais como: quando demitir alguém, não deixe esta pessoa no escritório copiando dados; exclua a senha desta pessoa do sistema; Obrigue a equipe a alterar a senha do sistema pelo menos a cada 60 dias; sistemas baseados na internet, devem expirar o login após algum tempo sem uso; e por aí vai.

Pense com carinho na segurança da informação do seu negócio. Informação é poder.