Todas as quintas-feiras publicamos no portal GestãoAdvBr um artigo inédito sobre departamentos jurídicos e seus relacionamentos internos, com escritórios terceirizados e muito mais. Nos acompanhe!
Terceirização é um assunto da moda, quando estamos em um ambiente corporativo. Seja a terceirização que a empresa faz com outras empresas sobre atividades, seja a terceirização de de processos do departamento jurídico aos escritórios terceirizados especializados em determinadas áreas.
Não podemos olvidar que este assunto causa muita controvérsia.
De um lado a empresa/departamento jurídico preocupado com as atitudes do terceirizado em tudo que faz, posto que fala em seu nome, como se a empresa fosse. Quer dizer, erros, acertos e tudo mais é como se fosse um só, sendo que o terceirizado tem gerentes, sócios e condutas próprias.
O mesmo vale para empresas terceirizadas. Pegamos o exemplo de uma empresa terceirizada de segurança em que o representante desta empresa terceirizada na sua empresa se apresenta truculento ou desleixado… Para o cliente, é a sua empresa que assim se apresenta.
A revista eletrônica CIO traz algumas dicas de como pensar neste processo evitando dores de cabeça. A expertise apresentada pela revista é na área de TI, contudo as dicas são bem aplicáveis a terceirização dos departamentos jurídicos:
Procure especialistas
Algumas vezes, os CIOs não têm pessoas em sua equipe com a experiência necessária para trabalhar um contrato de terceirização problemático. Nessa situação, buscar ajuda em um consultor pode ser a melhor opção.Quando Lynn Willenbring, CIO da WillTech, tornou-se CIO da cidade de Minneapolis, lebra que, apesar dos benefícios do contrato de outsourcing existente, percebeu que ele não estava sendo gerido de forma eficiente e existiam ambigüidades. E que a equipe interna de TI precisava focar mais em gestão estratégica e menos nos detalhes de como o fornecedor cumpriria o contrato.
Para ajudar a determinar quais mudanças seriam necessárias, Willenbring foi conversar com com consultores com experiencia em governança de contratos para ensinar sua equipe sobre as melhores práticas. Inicialmente, os consultores a ajudaram a avaliar se valia a pena manter o velho fornecedor ou se seria melhor começar tudo do zero. Quando decidiram pela renegociação do contrato, tornaram-se os líderes do processo.
Realinhe as expectativas
Não atender às expectativas é uma reclamação comum nos contratos de outsourcing. Não importa se essas expectativas são financeiras ou operacionais, a primeira tarefa de um novo CIO que quer melhorar a experiencia de terceirização é entender porque a companhia está terceirizando parte de sua TI.As complexidades de um contrato e das necessidades dos usuários só irão aumentar com o tempo. Até que uma empresa entenda o que ela quer dessa relação, o fornecedor não conseguirá satisfazer ninguém. Parte de ser um bom cliente está em não esperar o que você não pediu.
Adote governança neutra
Não importa se foram as necessidades que mudaram ou se apenas é preciso adequar as expectativas, redefinir o nível de serviço não é tão fácil quanto apenas mudar algumas palavras no contrato. É preciso existir colaboração total entre cliente e fornecedor, assim como tem de ser visto por usuários que não estejam diretamente ligados ao contrato.Uma ideia pode ser criar um grupo de governança que fique de foram como um ombudsman. O grupo seria responsável por tudo, como gerenciar reuniões e publicar o acompanhamento dos SLAs (acordo de nível de serviço). Essa gestão “semi-externa” é particularmente efetiva se o contrato envolve mais de um fornecedor. O grupo de governança pode servir como um coordenador imparcial ou como o mediador em possíveis disputas.
Coloque a equipe no jogo
Enquanto a empresa modifica um contrato, é crítico investir para que a equipe interna gerencie seu sucesso. É fundamental convencê-los de que a mudança será benéfica e fazer com que eles tenham uma atitude “vamos fazer isso acontecer”, porque, se eles não quiserem, a iniciativa não dará certo.Para garantir a importância do engajamento de todos, uma ideia é incorporar o quesito “desempenho do fornecedor” aos relatórios de performance de todos os profissionais da equipe. Esta técnica tem seu espaço. Mas é preciso lembrar que, em última instância, é o CIO o responsável pelos acordos de terceirização.
Fonte: http://cio.uol.com.br/gestao/2013/01/16/como-consertar-contratos-problematicos/
Em bom português: Alinhe seus conceitos internos, divida com o terceirizado, deixe tudo claro em termos de subsídios e documente tudo, mantenha contato permanente e treine a equipe como um todo para lidar com tudo isto…
Ufa!
Não é uma tarefa fácil, mas com paciência e inteligência o departamento consegue seus objetivos!
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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr
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